P.A.R.A — 你的通用数字信息整理术

• 花了点时间，翻译了作者关于P.A.R.A 系统介绍的文章，英文博客地址：P.A.R.A — An Introduction
• P.A.R.A 的作者是 Tiago Forte，是世界上最著名的生产力专家之一。他通过自己的项目在全世界教育了 2 万多人，并撰写和演讲技术如何帮助知识工作者彻底改变他们的个人效率。Tiago 的在线课程《打造第二大脑（Building a Second Brain）》已经有来自 70 多个国家的 1000 多名学生参加了该课程。

 

想象一下，一个理想的个人知识管理系统应该是什么样的？它不仅能提升你的工作效率，还能像一个可靠的伙伴，清楚地告诉你每条信息应该放在哪里，需要时又能立刻找到，让你不再为信息杂乱而苦恼。

这样的系统需要具备以下特点：

• 通用性强 (Universal): 能处理任何来源、任何类型的各种信息，就像一个万能的收纳盒。
• 灵活适配 (Flexible): 能适应你当前和未来的各种项目和活动，像变形金刚一样灵活多变。
• 简单易用 (Simple): 无需复杂的整理、分类、打标签或重新组织，极大地减少你的时间和精力投入。
• 行动导向 (Actionable): 能与你的待办事项和项目管理方法无缝衔接，让知识转化为行动。
• 跨平台 (Cross-platform): 能在任何现有或未来开发的应用上使用，不受平台限制。
• 以结果为导向 (Outcome-oriented): 以一种支持你产出有价值成果的方式来组织信息，而非仅仅是信息的堆积。
• 模块化 (Modular): 可以根据当前任务的需要，灵活地显示或隐藏不同层级的细节，避免信息过载。
• 轻量化管理 (Opportunistic): 它会巧妙地利用你已完成的工作，避免额外增加你的负担，让知识管理成为你的助力，而非负担。

我相信我开发的这套名为 P.A.R.A. 的数字信息整理系统能够满足所有这些要求。经过几年的实践和检验，我把它介绍给了各行各业的人，并确信它的有效性。在这篇文章中，我将向你详细阐述它的工作原理。

P.A.R.A. 是项目 (Projects) – 领域 (Areas) – 资源 (Resources) – 归档 (Archives) 的缩写，这四个顶级类别涵盖了你在工作和生活中可能遇到的所有类型的信息。

让我们先来看看它们的定义。这些定义都经过了精确的推敲：

 

项目 (Project) 就是一系列为了达成某个目标而需要完成的任务，并且有一个最终截止日期。

举个例子：完成一个 App 的原型设计；制定一个项目计划；开展一次业务拓展活动；写一篇博客文章；敲定产品规格；参加一场行业会议。

领域 (Area) 是指你生活中需要长期投入精力维护，并达到一定标准的活动范围。
例如：健康、财务、职业发展、旅行、兴趣爱好、朋友、房子、车子、个人效率、团队管理、产品开发、写作等等。

资源 (Resource) 是指你持续关注的主题或领域相关的资料、信息、工具、人脉等等。
例如：习惯养成、项目管理、超人类主义、咖啡、音乐、园艺、网络营销、搜索引擎优化 (SEO)、室内设计、建筑、笔记方法等等。

归档 (Archive) 是指那些暂时不再活跃的项目、领域或资源相关的信息。
例如：已经完成或暂停的项目；不再关注的领域；不再感兴趣的资源。
接下来，我们用一个更直观的比喻来说明它们之间的关系：

 

我们每天都在完成各种各样的任务，这些任务组成了不同的项目，而这些项目最终都服务于我们生活中不同的责任领域。

 

举个例子：你可能正在写一篇博客文章的初稿，这项任务属于“产品 X 发布”这个项目，而这个项目又属于“产品开发”这个责任领域。 这可能只是你工作中负责的众多领域之一，其他的还包括“商业战略”、“人员招聘/人员配置”和“财务报告”。在你的个人生活中，你会有更多领域，例如“育儿”、“兴趣爱好”和“住房”。

项目 vs. 责任领域

这些定义看起来很简单，但我想强调一下项目和责任领域之间的区别。经过大量的实践和观察，我发现很多人难以区分它们，而这种细微的混淆往往是个人效率低下的根源。

让我们把这两个概念的定义分别拆解一下：

 

一个项目 (Project) 有一个明确的目标——就像一个任务，完成之后就可以从清单上划掉。而且这个目标需要在特定的时间内完成，也就是说，它有一个截止日期，这个日期可能是别人要求的，也可能是你自己定的。

相比之下，责任领域 (Area) 关注的是要长期维持的某种状态或标准。它没有明确的结束日期，你在这方面的表现可能时好时坏，但这个标准需要一直保持下去，并且需要你持续关注。

项目总是从属于某个领域。 这里有一些例子：

• 跑马拉松是一个项目，而保持健康是一个领域。
• 出版一本书是一个项目，而写作是一个领域。
• 存够 3 个月的生活费是一个项目，而理财是一个领域。
• 去泰国度假是一个项目，而旅行是一个领域。
• 计划周年纪念晚宴是一个项目，而经营婚姻是一个领域。

在这些例子中，项目都有完成的日期，它们要么完成了，要么没完成。而责任领域则需要长期持续地投入，以维持一定的标准。

 

列清单

既然我们已经了解了项目和领域的基本概念，让我来告诉你为什么混淆这两个概念会导致很多问题。

作为一名效率教练，当我跟客户合作时，我通常会先让他们给我看他们的项目清单。我需要通过这份清单了解他们正在做什么、工作量如何，以及他们想要达成的目标是什么。

他们通常会给我一份像这样的清单：

 

你看到问题了吗？这份清单上没有一项是真正的项目。“假期”有结束的一天，但“休假”这件事本身并不会结束；你也不可能把“提高效率”这件事彻底完成并从清单上划掉。这些都是需要长期投入的责任领域 (Area)，而不是有明确目标和截止日期的项目 (Project)。

那又怎样？这只是玩文字游戏而已，对吧？

我不这么认为。除非你把你的责任领域分解成清晰的项目，否则有三件非常重要的事情你是做不到的：

首先，你无法真正了解你承诺事项的范围：

 

我经常被问到一些关于“工作量分配”的问题：

• 我该如何判断应该减少还是增加工作量？
• 我应该同时进行多少个项目？
• 短期项目和长期项目的最佳比例是多少？（或者说是研究和产出、计划和执行、分析和总结，或其他类似的组合）

在了解一个人的当前工作量和项目构成之前，我根本无法回答这些问题。

看看上面左侧的清单——“人员招聘/人员配置”能让你了解到这个人的工作量或承诺吗？完全不能。它可能指的是每周只花几分钟时间，也可能是一份全职工作，或者介于两者之间的任何情况。它就像一个黑匣子，无法提供任何有效信息。

现在再看看右侧相应的项目清单——这份清单是不是能让你更好地了解这个人的工作量，甚至他们所参与项目的具体内容？

在你清楚地知道自己承诺了什么之前，你无法知道应该做出哪些改变。你的承诺并不是一堆模糊的责任，而是一些具体的、可以实现的目标成果。换句话说，就是项目。

其次，你无法将你当前的努力与你的长期目标联系起来：

 

我常说，对知识工作者来说，早上起床往往是最难的一步。知识工作不仅需要时间和精力，更需要投入和创造力。因此，个人动力才是最为关键的，它比其他任何问题都重要。

想象一下，如果每天醒来，你都面对着左边那份一成不变的清单，日复一日，年复一年，这会对你造成什么样的影响？记住，责任领域 (Area) 很少会改变，甚至永远不会改变。无论你多么努力，工作多久，这份永无止境的义务清单只会越来越长，越来越沉重。

这简直就是扼杀个人动力的最佳方法，没有之一。

但如果把这些责任分解成一个个小项目 (Project)（就像右边清单里那样），你的项目清单几乎每周都会更新，这会让你更有动力去完成项目，并保持积极性。持续的新鲜感会让你更有成就感，而最新的研究也表明，新鲜感对幸福感至关重要。

你总能找到办法把你的责任分解成更小的项目。即使是需要好几年才能开发出一个新产品的研究工作（就像上面的例子），也可以分解成一系列的实验，每个实验都会产出结果，即使只是“验证了假设”或“得到了数据”。记住，工作本身并没有固定的结构或单元。你不必非要按照你的上司、团队或公司的定义来理解“项目”！

第三，你无法衡量你是否正在朝着目标取得进展：

 

你有没有这样的经历：在准备年度绩效考核的时候，却怎么也想不起来过去一年都做了些什么？这种感觉让人很沮丧，而且会让你在跟领导汇报工作的时候底气不足，更别提争取晋升或加薪了。

现在想象一下，如果你把“活动”这个领域分解成一个个具体的活动，例如：组织了一场线上研讨会、举办了一次线下沙龙、参加了一次行业峰会等等。 这不仅能清晰地展现你的进步和成长轨迹（每次活动都建立在前一次的基础之上），还能方便地为你年底的绩效考核提供一份成果清单。而且，你拥有的不仅仅是一份清单，每个已完成的项目都会有一个单独的文件夹，里面包含你做的笔记、相关的资料和经验教训。

关于项目和领域，最后需要强调的是：它们需要完全不同的思维方式、方法、工具和技巧。项目要求你高度专注、全力以赴地达成目标，克服或绕过所有障碍，忽略一切干扰（包括人）。而领域则需要你保持专注力、平衡、心流和良好的人际关系。它是培养习惯、坚持惯例、进行仪式和建立社群的领域。领域需要内省和自我意识，因为判断你是否达到了标准是一个依靠直觉而非分析的过程。

你会发现，没能区分项目和领域会导致很多常见的挫败感：如果你把一个领域当成了项目（例如，你已经“写”了好几年的书，感觉像是永远也写不完），它很可能会无限期地拖延下去。如果你把一个项目当成了领域（例如，一个健康目标，比如“减掉 10 斤”），那么即使你达到了目标，也很可能很快就会反弹，因为你没有建立任何机制来维持这个标准。

完成清晰的项目清单后，你可以做一个非常有用的练习：把它和你的目标清单放在一起，然后用线把每个项目和对应的目标连接起来：

 

大多数人会发现，他们的项目和目标并不是一一对应的。这其实是个问题，因为一个没有对应目标的项目，本质上就是“爱好”。如果你没有承诺要实现某个目标，或者没有清晰地定义你想要的结果，那么你做这件事可能只是为了兴趣。

 

爱好和梦想本身没有错，它们赋予生活意义和目标。但请不要把它们和项目、目标混为一谈。 为了清楚地了解你在哪些方面取得了进展，你必须同样清楚你在哪些方面没有进展。 想要果断地拒绝不重要的事情，你必须非常清楚什么是重要的。

从定义你的项目清单开始

关键在于，你要主动定义你的项目，否则它们就会反过来定义你。 你会被各种琐事牵着鼻子走，被迫参与到别人的项目中，到头来，即使别人想帮你完成你的项目，你都不知道自己该做些什么。

具体来说，你应该独立于任何特定的软件或工具来定义你的项目。把它们写在纸上，或者一个空白文档里，这样你就不会被任何软件的提示、功能、限制和预设所影响。

这样做的好处是，你可以把这些项目灵活地应用到任何你喜欢的软件或工具中：

 

在所有软件中保持一致的项目清单

这一点非常重要，原因如下：在实际工作中，你往往需要使用多个不同的软件来完成一个项目。你可能正在使用像 Basecamp、Asana、Jira 或 Zoho 这样的项目管理平台，但技术发展日新月异，任何一家公司都不可能在所有功能上都做到最好。

与其费尽心思寻找一个“全能”的平台，不如先列出你的项目清单，然后把这份清单复制到所有你正在使用的工具中，包括现在和未来会用到的工具。我建议你这样做的时候，甚至要保证拼写、标点和大小写都完全一致，这样才能在不同软件之间无缝切换。

我注意到，很多人会在不同的软件中使用不同的组织方式。他们试图根据每个软件的功能来调整自己的组织方式，这会迫使他们的大脑在切换软件时不断地“加载”新的组织结构，记住不同的规则。这会增加学习新工具的难度，而这些新工具可能更适合某些特定任务，最终阻碍了创新。

在上面的例子中，项目清单在每个软件中都是一样的，而且可以扩展到任何其他软件。这既利用了每个软件的独特优势，又保证了项目在不同软件界面之间的一致性。

P.A.R.A. 为你提供了两全其美的解决方案：兼顾中心化的统一性和去中心化的灵活性。

 

它基于三个核心原则：

P.A.R.A. 的第一个原则是使用数字 4 作为指导。整个系统分为四个大类（项目、领域、资源、归档），层级也最多只有四层（以印象笔记 Evernote 为例，它的层级是：程序 > 笔记本组 > 笔记本 > 笔记）。

数字 4 被称为“神奇数字”，研究表明，它似乎是各种认知过程的自然极限，例如工作记忆、目标追踪，以及快速计数。更有意思的是，一些原始部落的语言中只有表示 1 到 4 的词汇，许多动物也最多只能区分四个不同的物体。

无论 4 是否真的是一个认知极限，它都能有效地防止我们过度设计自己的知识管理系统，避免出现过多的分类和过深的层级。

第二个原则是，P.A.R.A. 与你的任务管理和项目管理系统完美契合。近年来，个人知识管理 (PKM) 领域发展迅速，涌现出许多不同的方法，但我相信，任何不与实际行动相结合的 PKM 方法最终都只会沦为空谈。

 

所有四个顶级类别都会在不同的软件中出现

P.A.R.A. 的第三个原则是，它保留并强化了任何效率系统都必须做出的一个重要区分：区分“可行动”和“不可行动”的信息。做出这种区分能够让你把 95% 的信息暂时搁置，专注于手头任务所需的 5% 的关键信息。

它如何强化可操作性呢？它将“可操作性”视为一个渐变的 spectrum（范围），而不是非黑即白。这个范围应该根据具体情况进行调整，也就是说，只显示当前需要的信息，隐藏其他信息。这遵循了一种叫做渐进式披露 (Progressive Disclosure) 的设计原则，它能够有效地减少知识工作者的认知负担。

 

在日常工作中，你可能只需要关注与正在进行的项目相关的资料。这可能包括你的任务管理软件（或者软件中的“今日”或“下一步”清单），以及像印象笔记这样的笔记软件中的“项目”笔记本组：只有“项目”笔记本组是展开的，其他三个笔记本组在不使用时是折叠的。

 

在进行每周回顾的时候，你会把关注的范围扩大到责任领域 (Area)。这是一个更深层次的反思：你是否达到了自己在每个领域设定的标准？如果没有，你是否需要开始、停止或改变一些项目、习惯、惯例、仪式或其他实践？这时，你需要展开“领域”分类，进行更长远的思考。

 

在更长的时间跨度上，比如进行每月回顾时，你可以进一步扩大视野，关注你的资源 (Resource) 分类。 你有没有哪些新的兴趣想要深入探索？有没有哪些搁置已久的兴趣想要重拾？你当前的项目中，有没有哪些可以让你有机会追求相关的兴趣？

“资源”分类也存放着你的研究资料。这里积累的笔记通常都极具价值，可以用于撰写博客文章、分享给他人，或是用于工作项目。以下是我个人的资源库示例（此处图片省略），每个笔记本的标题后面是对应的笔记数量，它清晰地展现了我的兴趣所在：

 

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最后，“归档 (Archive)”分类就像一个仓库，存放着所有已完成的项目。虽然这些项目已经不再活跃，但它们仍然可以提供有价值的素材，供你在未来的项目中重复利用。我经常会复用之前的笔记、精心设计的演示文稿、提案的某个部分，或是其他资料，这能帮我节省大量时间，尤其是在我这种单枪匹马的自由职业者生涯中。 即使你忘记了某个资料具体放在哪里，也可以根据它创建的时间和相关的项目轻松找到它：

除了重复利用项目资料，“归档”分类还可以用于项目复盘、年度总结，以及需要展示你过往成果的简历和方案。